به طور کلی با بیشتر شدن کسب و کارهای اینترنتی بسیاری از افراد به دورکاری و فریلنسر بودن تمایل پیدا کرده اند. دور کاری بیشتر مناسب افراد خلاق و بلند پرواز است تا بتوانند به رویاهای خود جامه عمل بپوشانند.
اما با شیوع کروناویروس در بسیاری از نقاط جهان و البته ایران، دورکاری از اهمیت بیشتری برخوردار شده است. و مدیران حرفه ای و دلسوز برای حفظ سلامت کارمندان خود و همچنین پیشبرد اهداف شرکت با یک برنامه منعطف از این روش استفاده می کنند.
اکنون می توانید از محدودیت های زندگی اداری به سمت آزادی کار در خانه حرکت کنید. آسان به نظر می رسد، درسته؟
دورکاری مناسب همه نیست. برای برخی از کارمندان دشوار است که بتوانند خود را با کار کردن از راه دور وفق دهند. از آنجا که شرکت ها به ندرت روش‌های مؤثر برای کار از راه دور را توضیح می‌دهند، من چند توصیه را ارائه می‌دهم که بسیار کمک کننده است.
با شرایط فعلی کار از راه دور رایج تر می‌شود، بنابراین عادات زیر را در نظر بگیرید تا از روزهایی که در دفتر نیستید بیشترین بهره را ببرید.
یک فضای مشخص برای انجام کار خود داشته باشید. اگر در خانه اتاق اضافی دارید آن را به یک دفتر تبدیل کنید. و اگر فضا محدود است، در گوشه ای از خانه یک میز پیدا کنید که مخصوص کار شما باشد. فضای کاری مشخص شده به دلایلی بسیار مهم است.
در ابتدا شما باید یک اتاق یا فضای مختص به کار داشته باشید که تمام لوازم کارتان را در طول روز آنجا قرار دهید. قطعا میز آشپزخانه انتخاب مناسبی برای این کار نیست، زیرا برای خوردن هر وعده غذایی باید تمام لوازم کارتان را جمع کرده و بعد از خوردن غذا دوباره به کار مشغول شوید. که هم کار سختی است و هم تمرکزتان را از بین میبرد. شما باید یک فضا را صرفا به کار اختصاص دهید تا باعث افزایش انگیزه‌تان شود و وقتی به این فضای تعیین شده میروید، بدانید که زمان کار است.
برخی از شرکت ها، تجهیزات، از مانیتور گرفته تا کاغذ و قلم را برای کارمندان خود خریداری می کنند، و اینگونه برای موفقیت آماده می شوند. برخی دیگر این کار را برای خرید اضافی در اختیار کارکنان قرار می دهند. داشتن لوازم مناسب برای کار شما بسیار مهم است. شما میتونید با هزینه کم این امکانات را هم در خانه برای خودتان فراهم کنید.
دور کاری ابزار خاص خود را نیاز دارد. اصلی‌ترین ابزار دورکاری کامپیوتر شخصی، اینترنت پرسرعت و گوشی موبایل هوشمند است. وقتی درباره ارتباط از راه دور صحبت می‌کنیم، اولین وسیله ارتباطی که به ذهنمان می‌رسد تلفن است. اما امروزه راه‌های ساده‌تری مثل پیام‌رسان‌ها، مانند واتساپ و اسکایپ و غیره با امکان تماس صوتی و تصویری وجود دارند که می‌توان از آنها استفاده کرد. البته شرکت‌ها و سازمانهای بزرگ باید برای ارتباط تصویری با کیفیت‌تر از تجهیزات حرفه‌ای استفاده کنند.
روز خود را زمانبندی کنید و برای روز آینده برنامه‌ریزی کنید. هر شب برای ساعت به ساعت روز بعد به ترتیب اولویت‌های خود برنامه‌ریزی کنید و برای هر کدارم بازه‌ی زمانی در نظر بگیرید. حتما برای خود زمان استراحت تعیین کنید. به عنوان مثال، بعد از نوشتن مقاله به مدت دو ساعت، 15 دقیقه استراحت کنید. استراحت کمک بزرگی به مدیریت انرژی شما در طول روز می‌کند. البته ترک خانه برای پیاده‌روی راهی عالی برای افزایش سطح انرژی شما است ولی با شرایط فعلی بهتر است در خانه بمانید و زمان‌های استراحت را به حرکات ورزشی و مدیتیشن اختصاص دهید.
هرچقدر هم بی‌وقفه کار کنید. به‌هر حال نباید خود را تارک دنیا کنید. حتی در دورکاری برقراری ارتباط با همکاران را در اولویت قرار دهید. وقتی برنامه روزانه خود را می‌نویسید، زمانی را برای بررسی ابزارهای ارتباطی دیجیتال تعیین کنید. به عنوان مثال ایمیل و پیام‌رسان‌های خود را چک کنید. برخی از افراد پاسخ ایمیل را به صورت خودکار تنظیم می‌کنند. و برای همه مخصوصا مدیران بهتر است که قبل از جلسات و گفتگوها به همکاران خود اطلاع دهند و با یکدیگر در ارتباط باشند.
جیسون فرید، مدیر عامل شرکت Basecamp، در كتاب خود “از راه دور” می‌نویسد: اتاق مخصوص کار نیاز نیست، فضای کار را با پوشیدن لباس مخصوص ایجاد کنید. شاید شما تعداد کمی لباس فرم “کار” داشته باشید، اما به هر حال لباس کارتان با لباسی که برای استراحت می‌پوشید متفاوت است. همانطور که فرید پیشنهاد می‌کند، لباس دورکاری خود را از لباس استراحتتان جدا کنید. داشتن لباس‌های “کار در خانه” می‌تواند شما را به قاب مناسب ذهن برساند.
یکی از مزایای کار در خانه فرار از حواس‌پرتی محل کار است. پس وقت خود را با حواس‌پرتی‌های “خانه”، مانند دیدن تلویزیون و وقت گذراندن و چک کردن اخبار در فیس بوک و اینستاگرام تلف نکنید. به این دلیل که به گفته دکتر دیوید میر در مقاله انجمن روانشناسی آمریکا، انجام چند کار همزمان می‌تواند منجر به از دست دادن 40٪ بهره‌وری شود.
هنگامی که از راه دور کار می‌کنید یک چالش معمول، کار بیش از حد است. شما کامپیوتر خود را همیشه در دسترس و اکثرا روشن می‌بینید و یک اضطراب ناخواسته دارید که ایمیل خود را مرتباً در طول شب هم بررسی کنید. به همین دلیل، مهم است که زمان پایان روز کاری خود را از قبل تعیین کنید. این مورد را در برنامه روزانه خود که در بالا مورد بحث قرار گرفت، بنویسید. و در زمان مشخص شده، لپ تاپ خود را ببندید و آن را در جای دیگری قرار دهید.
برخی از شرکت‌ها به شما امکان می‌دهند که با در نظر گرفتن زمان کاری شناور در جایی که می‌خواهید کار کنید. اگر شرکت شما برنامه کاری انعطاف‌پذیری را ارائه می‌دهد، تعیین زمان مناسب کار شما بسیار مهم است. آیا شما صبح اول وقت بهره‌وری بیشتری دارید؟ یا بعد از صرف ناهار بیشتر هوشیار هستید؟
پاسخ به چنین سؤالاتی می‌تواند به شما در تعیین زمان مناسب کار کمک کند. اگر یک فرد سحرخیز هستید؛ وظایف مهم خود را برای این زمان تنظیم کنید و کارهای با اهمیت کمتر را برای بعد از ناهار که دچار خستگی ذهنی شده‌اید قرار دهید. دانستن اینکه چه موقع بهتر کار می‌کنید می‌تواند به شما کمک کند بیشترین استفاده را از روز خود داشته‌باشید.
با بیشتر شدن علاقه‌مندان به دورکاری یا پیش آمدن شرایطی مانند شرایط فعلی شرکت‌های بیشتری باید توضیح دهند که چگونه کارمندان می‌توانند در هنگام کار از راه دور مؤثرتر باشند و از وقت خود بهترین استفاده را بکنند. تا آن زمان، پیشنهادات بالا را امتحان کنید و ببینید چه چیزی برای شما بهتر است.