در چند سالی که در زمینه SharePoint و Office 365 مشغول فعالیت بودم با افرادی در زمینه IT مواجه شدم که هیچ گونه آشنایی با شیرپوینت نداشتند از این رو تصمیم به معرفی ساده، یک سری اصول اولیه شیرپوینت برای کاربران جدید گرفتم.
در ادامه به برخی از ابتدایی ترین پرسش و پاسخ هایی که من در مورد شیرپوینت و هدف و قابلیت های آن به دست آورده ام می پردازیم. امیدوارم که برای شما مفید واقع شود!
![]()
شیرپوینت چیست؟
شیرپوینت چیست؟شیرپوینت یک سیستم همکاری مبتنی بر وب سایت است که از برنامه های گردش کار، “لیست” پایگاه داده ها و سایر قسمت های وب و ویژگی های امنیتی برای توانمندسازی تیم های تجاری برای همکاری با یکدیگر استفاده می کند. همچنین با استفاده از سیستم عامل امکان کنترل دسترسی به اطلاعات و خودکارسازی فرآیندهای گردش کار در واحدهای تجاری شرکت را می دهد.
نسخه Cloud مایکروسافت از شیرپوینت، شیرپوینت آنلاین، قابلیت های ادغام اضافی بسیاری با سایر برنامه های ابری دارد. این در عملکرد با بسیاری از نرم افزارهای ارائه شده دیگر مایکروسافت با مجوز Office 365 یا Microsoft 365 همراه است.
برای داشتن یک پلتفرم همکاری مبتنی بر وب سایت، شیرپوینت دارای قابلیت نگهداری آسان، در سطح اساسی خود برای کاربران تجاری دارای درک آسان می باشد. همچنین بسیار بی نظیر و انعطاف پذیر است، راه های مختلفی وجود دارد که مشاغل از این بستر برای تحقق افزایش بهره وری و بازده سرمایه گذاری استفاده کنند.
اگر تمایل دارید که به SharePoint2016 مهاجرت کنید پیشنهاد میکنیم مقاله “آیا مهاجرت به شیرپوینت ۲۰۱۶ ضروری است؟” را حتما مطالعه کنید.
![]()
شیرپوینت برای چه مواردی استفاده می شود؟
شیرپوینت برای چه مواردی استفاده می شود؟در 17 سال گذشته شیرپوینت به عنوان یک بستر اینترنتی باعث افزایش کارایی بیش از 500 شرکت شده است. بسیاری از ویژگی های این پلتفرم باعث می شود تا افراد با یکدیگر در پروژه های موقت کار کنند و فرآیندهای کاری استاندارد برای به اشتراک گذاری اطلاعات، انتشار اسناد و ضبط داده ها ایجاد کنند.
امکاناتی مانند کنترل های امنیتی، هماهنگی، نسخه سازی و ادغام با Exchange (برنامه های کاربردی ایمیل Outlook) به کاربران این امکان را می دهد که در زمان کمتری کار بیشتری انجام دهند و تمامیت کارهایی را که انجام می دهند حفظ کنند. شیرپوینت شامل توانایی های زیر می باشد:
- مستندات برای قابل رویت بودن نیاز به تائیدیه دارند.
- حفاظت از اسناد برای جلوگیری از باز نویسی و یا ویرایش آنها.
- در صورت آپلود اسناد یا ایجاد تغییرات برروی آنها به شرکا اطلاع رسانی می شود.
- با استفاده از ایجاد فرایند گردش کار می توانیم فعالیت هایی مبتنی بر ارسال ایمیل و انتقال مستندات و هم چنین ضبط اطلاعات را به صورت خودکار انجام دهیم.
همه این ویژگی ها باعث افزایش بهره وری کاربران در کسب و کارهای مختلف می شود، اما کاری که شیرپوینت در مقایسه با سیستم های همکاری مشترک با اسناد قبلی بهتر انجام می دهد، نمایش مشخصات مربوط به اطلاعات یا اسناد ذخیره شده و چگونگی آنهاست.
در شیرپوینت ایجاد “metadata” یا مشاهده اطلاعات مربوط به داده ها (مانند زمان تغییر یافته، ایجاد شده توسط و غیره) برای آگاهی راحت تر کاربران در ارتباط با اسناد و داده ها بسیار آسان است. شیرپوینت هم چنین به کاربران این امکان را می دهد که پایگاه های داده های سفارشی به صورت کاربری آسان ایجاد کنند، و هزاران قطعه از اطلاعات را که می توانند در جریان کار قبلی یا سایر فرایندهای تجاری ادغام شوند، ذخیره کنند.
![]()
چگونه می توان از شیرپوینت برای مدیریت محتوا استفاده کرد؟
چگونه می توان از شیرپوینت برای مدیریت محتوا استفاده کرد؟شیرپوینت روشهای بسیاری برای افزودن metadata به پرونده ها برای مرتب سازی، سازماندهی و پیگیری محتوای متعلق به مشاغل فراهم می کند. به علت اینکه کاربران در فضای همکاری خود نیاز دارند که همراه با اطلاعات و داده های خود یکسری مستندات را ضمیمه محتویات کنند، شیرپوینت این امر را می تواند ساده تر کند.
هنگامی که محتوا و metadata در این پلتفرم قرار دارد، SharePoint سازمانها را با ابزارهای گردش کاری به طور خودکار توانمند می کند:
- در نظر گرفتن چرخه عمر برای فعال کردن وضع مدارک موجود
- دسترسی به اطلاعات بر اساس سیاست های کاری
اکثر شرکت های Fortune 500 بیش از یک دهه بر بستر شیرپوینت تکیه کرده اند و شیرپوینت و اکوسیستم یک صنعت چند میلیارد دلاری است. با قابلیت های جدید SharePoint Online به عنوان بخشی از برنامه Office 365 / Microsoft 365 Cloud، وسیله ارتباطی به خوبی سرویس هایی مانند Flow, Office 365 Groups and Teams, SharePoint باشد و در نهایت خدمات مبتنی بر شیرپوینت به طور فزاینده ای در کلیه رشته های اصلی صنعت مرتبط هستند.