با وجود ویروس کرونا در تمام نقاط دنیا شرکت‌ها در این روزها مجبور به دورکاری شده اند. کار از راه دور به طور زیادی رایج شده است. کار از راه دور نه تنها برای کارمندان بلکه برای مدیران مشاغل نیز چالش برانگیز است. علاوه بر مدیریت وب سایت، فروش محصولات و تعامل با مشتریان از خانه، شما همچنین باید از پشتیبانی و اطلاع رسانی کارمندان خود اطمینان حاصل کنید، حتی اگر در یک جا کنار هم کار نکنید.
به عنوان رهبر تیم، این وظیفه شماست که به اعضا تیم خود از راه دور خود کمک کنید تا احساس کنند که بخشی از تیم هستند. با انجام کارهایی تلاش کنید تا آنها را در حلقه کاری خود فعال نگه دارید و نشان دهید که به آنها اهمیت می‌دهید، تا جایی که می‌توانید سعی کنید انگیزه آنها را بالا ببرید تا جایی که از کار کردن لذت ببرند.
در این مقاله به چالش‌های کار از راه دور می‌پردازد و درباره چگونگی غلبه بر مشکلات دورکاری می‌پردازیم:
چالش های کار از راه دور
برای درک چگونگی پشتیبانی بهتر از تیم خود در این برهه زمانی، مهم است که چالش‌هایی که ممکن است اعضا تیم در کار از راه دور با آن روبرو شوند را شناسایی کنید. این چالش‌ها شامل موارد زیر است:
- تعامل حداقل تیم: عدم تعامل چهره به چهره با مدیران و اعضای تیم می‌تواند باعث شود که کارکنان احساس قطع ارتباط و عدم تماس شوند.
- عدم دسترسی به اطلاعات: پیچیدگی‌های ارتباط از راه دور باعث می‌شود تا کارمندان احساس کنند که در جریان کارها نیستند و یا در مورد آخرین وظایف خود آگاه نیستند.
- احساس تنهایی: ممکن است کارمندان در حین کار از راه دور احساس انزوا کنند، زیرا فرصت‌های تعامل اجتماعی گاه به گاه را از دست می‌دهند.
- حواس پرتی در خانه: حواس پرتی‌هایی مانند بچه‌ها، حیوانات خانگی و تلویزیون گاهی اوقات بازدهی کار در خانه را کاهش می‌دهد.
- کار بیش از حد و فرسودگی شغلی: از طرف دیگر، ادغام زندگی در خانه و زندگی حرفه ای می‌تواند منجر به فرسودگی شود، زیرا ممکن است کارکنان از ساعت کاری روزانه معمول خود فراتر رفته و استراحت را فراموش کنند.
اگرچه مدیریت تیم از راه دور با چندین چالش همراه است، خبر خوب این است که مدیران می‌توانند فقط در چند مرحله ساده نیازهای کارمندان خود را برآورده کنند. این 7 نکته آسان برای پیاده سازی به تیم شما کمک می‌کند تا احساس اتصال و توانمندی کند.
بسترهای ارتباطی مناسب را انتخاب کنید
اولین نکته در مدیریت کارمندان از راه دور که باید رعایت کنید این است که روش صحیح برقراری ارتباط با آنها را مشخص کنید. از راه‌های ارتباطی خاص در محل کار استفاده کنید تا اطمینان حاصل شود که کارکنان یک سیستم سازمان یافته برای برقراری ارتباط حرفه‌ای دارند و پیام‌های کاری کاملا از پیام‌های شخصی جدا می‌شود.
شما می‌توانید صدها ابزار را برای ایجاد ارتباط آسان برای کارمندان خود در نظر بگیرید. مثل این ابزارها که در زیر نام برده ایم:
- برنامه‌هایی برای گفتگو مانند Slack یا Google Hangouts.
- پلتفرم‌های مدیریت وظایف مانند Monday و Asana.
- ابزار کنفرانس ویدیویی مانند Zoom و BlueJeans.
مطمئن باشید که تکنولوژی که برای ارتباط با هم استفاده می‌کنند همه یکسان و هر فرد آموزش کافی در این رابطه دیده است. همچنین باید قوانینی برای این نوع ارتباطات بگذارید. به عنوان مثال، مشخص کنید که چه زمان‌هایی برای ارتباط تیمی مناسب است، و همچنین از چه نوع ابزارهایی برای انواع مختلف پیام‌ها استفاده می‌شود.
اعضا را به طور مرتب چک کنید
وقتی ارتباط چهره به چهره ندارید، می‌توانید در حین کار از راه دور جلسات موثری را برگزار کنید. زمان کوتاهی چک کردن تیم خود برای یک کنفرانس کوتاه روزانه در نظر بگیرید، و همچنین هفته‌ای یک بار برای هر کارمند، وقت بگذارید. این کمک می‌کند تا همه از آخرین پروژه‌ها و وظایف مطلع شوند. همچنین فرصت‌هایی را برای بحث‌ها و تبادل فکری برای اعضا تیم فراهم می‌کند.
همچنین مهم است که زمان‌های چک کردن را در ساعت‌های ثابت برنامه ریزی کنید. این کار باعث می‌شود تا اعضا حس کنند که برای تیم مهم هستند و در نتیجه انگیزه تیم افزایش می‌یابد.
اعضا تیم را از راه دور در تصمیمات خود مطلع کنید
زمانی که اعضا تیم شما احساس جدا افتادن از بقیه را می‌کنند، خیلی ساده وظایف را به آنها واگذار کنید تا راه خود را پیدا کنند. با وجود فاصله، شما باید به اعضا تیم از راه دور خود مسلط شوید و نظرات خود را با آنها به اشتراک بگذارید. ایده‌های خود را مطرح کنید و مسئولیت پروژه‌ها را بر عهده بگیرید.
فرهنگ شرکت خود را حفظ کنید
واقعیت این است که کار از راه دور باعث می‌شود فرهنگ کاری تیم شما مهمتر از همیشه شود. ارزش‌های شرکت خود را به صراحت تعریف کنید و این ارزش‌ها را به شکلی که با تیم خود در تعامل هستید آن را یادآوری کنید. شما می‌توانید با همدیگر سندی را تهیه کنید که هویت و ارزش‌های اصلی شرکت شما را بطور واضح بیان کند و سپس این سند را بین اعضا تیم پخش کنید تا همه یک نسخه از آن داشته باشند.
سپس با فراهم کردن فضاهای متنوعی برای کارکنان خود، در تعامل با یکدیگر، چه به صورت شخصی و چه از نظر حرفه‌ای، اقدامات فعالی را در جهت ارتقاء فرهنگ شرکت خود انجام دهید. علاوه بر برگزاری چت‌های ویدیویی معمولی، می‌توانید با باز کردن گروه‌های چت شرکت منحصراً به اوقات فراغت و تفریح اختصاص دهید.
برای معاشرت مجازی وقت بگذارید
بیشترین نگرانی برای شرکت‌ها زمانی که دورکاری انجام می‌دهند بازدهی اعضا تیم است. یک زمانی را برای معاشرت‌های مجازی در نظر بگیرید، با این کار اعضا تیم با انرژی و انگیزه بیشتری کار را ادامه می‌دهند. همچنین اعضا تیم را وادار می‌کند تا در اواسط روز کار مکث کنند و خطر کم کاری و فرسودگی را به حداقل برسانند.
حتی وقتی ملاقات‌های حضوری امکان پذیر نیست، می‌توانید راه‌های خلاقانه‌ای پیدا کنید. صبح خود را با یک قهوه شروع کنید و تصویر آن را در گروه با اعضا به اشتراک بگذارید و به اعضا تیم خود بخاطر این که تو این مدت سخت کار کردند به آن ها پاداش دهید.
به خاطر سخت کوشی به آنها پاداش دهید
مردم به دلایل زیادی به کار کردن ادامه می‌دهند. بعضی‌ها با ارتباط با همکارانشان سرگرم می‌شوند و یا اینکه حقوق خوبی دریافت می‌کنند. اما اگر زمانی احساس کنند که تلاش بی فایده است و از آنها قدردانی نمی‌شود ممکن است دلسرد شوند و در جاهای دیگر مشغول شوند.
یک قدردانی کوچک می‌تواند باعث شود تا اعضا متوجه شوند که کار از راه دور با کار به صورت حضوری برای شما تفاوتی ندارد و شما قدردان هستید. مثلا می‌توانید از کارت‌های هدیه برای خرید غذا و نوشیدنی استفاده کنید.